سجل الشكاوى و الإقراحات منسق و جاهز للطباعة لجميع المدارس
اولاً : الإجراءات المتعلقة بالإقترحات والشكاوى
الهدف العام :ــ
تهدف هذه الاجراءات الى التعامل مع المقترحات والشكاوى المقدمة من قبل العاملين واولياء الامور والمهتميين بالعملية التعليمية بالمؤسسة , بهدف تحقيق رضا اكبر لملتقى الخدمة عن الخدمات المقدمة لهم , وحل المشاكل التى تواجه العاملين أثناء تأديتهم للعمل إدارياً أو فنياً بكل عدالة وشفافية , كما تهدف الى الاستفادة من اقترحات وأفكار متلقى الخدمة من اجل التحسين والتطوير فى خدمات المؤسسة وادائها باستمرار .
ثانياً : طرق تقديم الشكاوى و المقترحات
يمكن لصاحب الاقتراح او الشكوى إتباع الطرق التالية لتقديم الاقتراحات او الشكاوى :ــــ
تعبئة النموذج الخاص بالشكاوى والمقترحات الموجود بجانب صندوق الاقتراحات والشكاوى او كتابة الشكوى ووضعها فى الصندوق الخاص بالاقتراحات والشكاوى
تقديم الشكوى او الاقتراح عن طريق الاتصال الهاتفى مع مدير المدرسة , ليقوم بدوره بتفريغ المعلومات فى النموذج الخاص بذلك .
تقديم الشكوى او الاقتراح عن طريق البريد الالكترونى او الصفحة الخاصة بالمدرسة
تقديم الشكوى او الاقتراح عن طريق البريد العادى
ثالثاً : إجراءات فتح صندوق الشكاوى و الإقتراحات
1ـ يتم فتح صندوق الاقتراحات والشكاوى كل اسبوعين ( خمسة عشر يوماً ) بواقع مرتين فى الشهر الساعة الثانية عشرة ظهراً ’ او كلما دعت الحاجة لذلك .
2ــ يتم فتح صندوق الاقتراحات والشكاوى من قبل لجنة الاقتراحات والشكاوى وبحضور ثلاثة اعضاء على الاقل .
3ــ يتم تنظيم محضر فتح خاص للصندوق ويتم اعطاء المحضر رقم .
4ـ وفى حالة عدم وجود شكاوى يتم تنظيم محضر بذلك .
رابعاً : إجراءات التعامل مع الشكاوى و الإقتراحات
1ـ تقوم اللجنة بفرز الشكاوى ضمن المعطيات التالية :ـ
الشكاوى التى تمثل اقترحات
الشكاوى التى تمثل مدحاً
الشكاوى العادية
2ـ اعطاء رقم مسلسل للاقتراح او الشكوى
3ـ يتم تسجيل الشكوى فى سجل الشكاوى وتفريغ البيانات الواردة بها فى سجل الشكاوى وحسب رقمها التسلسلى , مع اعطاء كل وثيقة مرفقة بالشكوى نفس رقم الشكوى التسلسلى
4ـ دراسة الشكوى من قبل لجنة الاقتراحات والشكاوى المشكلة لهذه الغاية لتحديد الجهة المعنية بالشكوى وتحديد الفترة الزمنية المطلوبة للاجابة عليها إن امكن ذلك
5ـ متابعة الرد عليها خلال ثلاثة ايام من فتح الصندوق
6ـ فى حالة ان الشكوى تتعلق باى عضو من اعضاء لجنة الاقتراحات والشكاوى يستبعد العضو المعنى ليتم مناقشة موضوع الشكوى بخصوصه .
7ـ فى حالة ورود اقتراحات للصندوق يتم مبدئياً دراستها من قبل اللجنة , ومن ثم رفع الاقتراح الى وحدة التدريب والجودة لدراسة مدى امكانية تطبيقه ,
8- وفى حالة عدم اعتماده إبلاغ مقدم الاقتراح بإن الاقتراح تم اعتماده مع منحه شهادة شكر وتقدير.
9ـ الشكاوى من المجهول تسجل فى سجل خاص ولا يتم اهمالها وإعطاءها رقمأً مسلسلاً ويضاف اليها عبارة مجهول ويتم دراستها وللاستفادة ما امكن من محتوياتها من قبل لجنة الاقتراحات والشكاوى وتحفظ .
10ــ سيتم معاملة الشكاوى بكل جدية وشفافية وحيادية مع ضمان عدم الثأثير على طبيعة العلاقة مع مقدم الشكوى سواء كان خارجياً او داخلياً .
اجتماع تشكيل لجنة فحص الإقتراحات والشكاوى
الهدف من الاجتماع
1ـ تشكيل لجنة فحص الاقتراحات والشكاوى
2ـ توضيح اهداف صندوق الاقتراحات والشكاوى
3ـ التعريف بطرق تقديم الاقتراحات والشكاوى
3ـما يستجد من اعمال
تم مناقشة كلاتى :
1ـ تشكيل لجنة فحص الاقتراحات والشكاوى ويتكون من
مدير المدرسة , قيادة ثانية , الاخصائي الاجتماعي ,الاخصائى النفسى ـ مسئول وحدة التدريب . معلم اول أ , مجلس الامناء .
2ـ توزيع الادوار والمسئوليات
3ـ اعداد صندوق فحص الاقتراحات والشكاوى
4ـ تحديد مكان الصندوق وتعليقه والاعلان عنه لتفعيله
5ـ توضيح اهداف صندوق الاقتراحات والشكاوى
6ـ التعريف بطرق تقديم الاقتراحات والشكاوى
7ـ اعداد نموذج لتقديم الاقتراحات والشكاوى
تم التوصيات بالاتى
1ـ عمل صفحة على الفيس بوك لتلقى الاقتراحات والشكاوى
2ـ تم تشكيل لجنة فحص الاقتراحات والشكاوى
2ـ عمل صندوق الاقتراحات والشكاوى .
3ـ تم تحديد مكان الصندوق وتعليقه والاعلان عنه لتفعيله
4ـ اعداد نموذج لتقديم الاقتراحات والشكاوى
انتهى الاجتماع فى تمام الساعة الواحدة ظهرا
تحميل سجل الشكاوى و المقترحات بصيغة الوورد word
بالتوفيق للجميع
تعليقات
إرسال تعليق